China-Visum: Einladungsschreiben für Besuch und Geschäftsreise

Für viele Besuchs- und Geschäftsreisen nach China verlangt die Visastelle ein Einladungsschreiben der chinesischen Firma, die Sie besuchen. Die Firma unterschreibt es und versieht es mit ihrem Firmenstempel. Dieser Beitrag erklärt, was in dem Schreiben stehen muss, wann die Botschaft zusätzlich ein TE oder PU Schreiben verlangt und was die chinesische Firma konkret vorbereitet.

Welches Einladungsschreiben brauchen Sie für ein China-Visum zu Besuch oder Geschäftsreise?

In der Regel reicht ein allgemeines Einladungsschreiben. Die chinesische Firma stellt es aus, unterschreibt es und versieht es mit ihrem Firmenstempel. Das Schreiben kann auf Chinesisch verfasst sein.

Das Einladungsschreiben sollte folgende Angaben enthalten:

• Angaben zur einladenden Firma: Firmenname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail und eine Kontaktperson.
• Angaben zu Ihrer Person: Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Passnummer und Funktion.
• Reisezweck: Besuch, Geschäftsgespräch, Messe oder ein anderer Anlass sowie Ihre Beziehung zur Firma.
• Reiseplan: Städte und Orte, geplante Termine, Ein- und Ausreisedatum sowie Aufenthaltsdauer.
• Kostenübernahme: Wer die Aufenthaltskosten trägt.
• Unterschrift und Stempel: Unterschrift der vertretungsberechtigten Person, Firmenstempel und Datum.

Das Schreiben ist eine Unterlage der Firma und kein Visum. Ob die Visastelle daneben weitere Nachweise verlangt, entscheidet sie im Einzelfall.

Wann verlangt die Botschaft zusätzlich ein TE oder PU Einladungsschreiben?

In einzelnen Fällen verlangt die Botschaft ein weiteres Einladungsschreiben mit der Bezeichnung TE oder PU. In manchen Fällen dient diese Anforderung dazu, die Echtheit der chinesischen Einladungsstelle und der Einladung zu prüfen. Ob dieses Schreiben in Ihrem Fall nötig ist, teilt Ihnen die Botschaft beziehungsweise das zuständige Visumantragszentrum mit.

Aus unseren täglichen Antragsverfahren zeigt sich: Bei Antragstellern aus der Türkei, Senegal und vergleichbaren Ländern verlangt die Botschaft in den meisten Fällen ein TE Einladungsschreiben. Wenn Sie aus der Türkei stammen und mit einem deutschen Kollegen gemeinsam ein China-Geschäftsvisum beantragen, verlängert sich deshalb der Ablauf. Planen Sie in diesem Fall früher.

Diese Beispiele stammen aus unseren täglichen Anträgen. Sie dienen nur zur Orientierung und geben nicht die Position der chinesischen Regierung wieder. Die tatsächlichen Anforderungen und Unterlagen unterscheiden sich von Fall zu Fall.

Was muss die chinesische Firma für das Einladungsschreiben vorbereiten?

Die Firma übernimmt den größten Teil der Vorbereitung. Die folgenden Schritte gelten für die meisten Fälle. Ob Ihre Stadt zusätzliche Schritte verlangt, zeigt die örtliche Auskunft des Außenamts.

1. Firmennachweise bereitstellen

Die Firma braucht eine Kopie ihrer Geschäftslizenz, Angaben zur vertretungsberechtigten Person und Nachweise, dass zwischen Firma und Ihnen ein tatsächlicher und direkter Geschäftskontakt besteht.

2. Einladungsschreiben erstellen

Das Schreiben kann auf Chinesisch verfasst werden. Es enthält den Reiseplan mit Orten und Daten sowie die Angaben zur Beziehung zwischen Firma und Ihnen. Die Firma unterschreibt es und versieht es mit ihrem Firmenstempel.

3. Garantieschreiben erstellen

Die Firma bestätigt im Garantieschreiben, dass die Einladung echt und notwendig ist. Sie übernimmt die Aufenthaltskosten und nennt eine Kontaktperson für Ihren Aufenthalt.

4. Einladungsbestätigung beantragen

In vielen Städten reicht die Firma die Unterlagen bei der örtlichen Außenbehörde ein. Das Verfahren heißt Einladungsbestätigung (邀请核实单). Die Behörde entscheidet in der Regel innerhalb von etwa fünf Werktagen. Nach der Prüfung wird die Angabe innerhalb eines Werktags in das Online-System des Außenministeriums für Einladungsschreiben hochgeladen.

5. Unterlagen an Sie übergeben

Die Firma gibt Ihnen das unterschriebene Einladungsschreiben und die Einladungsbestätigung. Die Botschaft kann zusätzlich das Original verlangen.

Welche Unterlagen liefern Sie selbst, und was sollten Sie früh klären?

Die Firma braucht von Ihnen Angaben und Unterlagen, damit sie das Einladungsschreiben erstellen kann. Klären Sie diese Punkte früh, weil die Prüfung Zeit braucht.

• Ein Reisepass mit mindestens sechs Monaten Gültigkeit und eine Kopie der Passseite.
• Angaben zu früheren Reisen nach China und zu früheren Visa, falls vorhanden.
• Ein Entsendungsschreiben (派遣函) Ihres Arbeitgebers, das Ihre Funktion, den Reisezweck und die Dauer des Aufenthalts bestätigt.
• Ihr Reiseplan mit Städten, Terminen sowie Ein- und Ausreisedatum.

Rechnen Sie mit zwei getrennten Abläufen: der Prüfung der Einladung bei der Außenbehörde und der Antragstellung bei der Botschaft. Die Botschaft bearbeitet Ihren Antrag eigenständig. Legen Sie deshalb den Zeitplan für Ihre Reise früh fest.

Wie 1A Visum bei Einladungsschreiben unterstützt

1A Visum unterstützt Sie bei der Abstimmung mit der chinesischen Firma, bei der Prüfung der Unterlagen und bei der Antragstellung. Wir klären mit Ihnen, welche Unterlagen Ihre Firma und Ihr Arbeitgeber liefern, und prüfen, ob Reisezweck, Einladung und Visumkategorie zueinander passen.

Bei kurzfristig geplanten Reisen besprechen wir den Ablauf im Beratungsgespräch. Die Erstberatung ist kostenlos. Mehr Informationen finden Sie auf unserer China-Visum-Seite.

Häufige Fragen zu Einladungsschreiben für China-Visum

1A Visum ist ein privater Visumservice mit über zehn Jahren Erfahrung. Wir helfen Reisenden, die den Antrag nicht selbst erledigen können oder wollen, gerade auch Unternehmen mit Projektfristen und mehreren Mitarbeitenden. Sie erreichen uns direkt, ohne Chatbot und ohne lange Warteschleife.